20. Betriebskostenabrechnung richtig prüfen

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist für viele Mieter ein Ärgernis. Nicht selten flattert eine hohe Nachzahlung ins Haus. Doch in erstaunlich vielen Fällen ist die Abrechnung fehlerhaft. Nach einer Studie des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch oder unvollständig.

Wer seine Betriebskostenabrechnung prüfen lässt, kann oft bares Geld sparen. Dieser Beitrag zeigt, welche 5 häufigen Fehler Vermieter machen, wie Sie diese erkennen und welche rechtlichen Schritte Ihnen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) offenstehen.

Als Anwalt für Mietrecht in Dingolfing erkläre ich, welche Rechte Mieter nach § 556 BGB haben, welche Fristen einzuhalten sind und wie Sie bei Unklarheiten oder Fehlern rechtssicher reagieren.

1. Formelle Fehler – Wenn die Abrechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht

Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung jährlich erstellen und dem Mieter spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen.

a) Fehlende oder verspätete Abrechnung

Erhält der Mieter die Abrechnung zu spät, also nach Ablauf der 12-Monats-Frist, verfällt der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung. Der Mieter kann zwar noch ein Guthaben verlangen, muss aber keine Nachzahlung leisten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

b) Unklare oder unvollständige Abrechnung

Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss klar und nachvollziehbar sein. Es reicht nicht, nur Gesamtkosten aufzuführen. Der Vermieter muss offenlegen:

• Gesamtkosten des Hauses,

• den Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch),

• den Anteil des Mieters,

• und geleistete Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – der Mieter kann sie zurückweisen.

2. Falsche Umlageschlüssel – Wenn die Kosten falsch verteilt werden

Die Verteilung der Betriebskosten richtet sich grundsätzlich nach dem Mietvertrag. Nur wenn dort nichts geregelt ist, gilt § 556a Abs. 1 BGB: Danach sind Betriebskosten nach der Wohnfläche umzulegen.

a) Falsche Flächenangabe

Wird mit falschen Quadratmeterzahlen gerechnet (z. B. wegen Anbau, Dachboden, fehlerhafter Vermessung), kann das erhebliche Auswirkungen haben. Bereits eine Abweichung von mehr als 10 % kann zu einer unwirksamen Abrechnung führen.

b) Falsche Personenzahl oder Verbrauchszuordnung

Bei Kosten, die nach Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden (z. B. Wasser, Müll, Heizung), führen fehlerhafte Zählerstände oder falsche Bewohnerzahlen häufig zu überhöhten Nachforderungen.

Tipp: Verlangen Sie Einsicht in die Abrechnungsunterlagen (§ 259 BGB). Der Vermieter muss Belege, Rechnungen und Zählerstände vorlegen.

3. Nicht umlagefähige Kosten – Wenn der Vermieter unzulässige Positionen abrechnet

Nur bestimmte Kosten dürfen überhaupt auf den Mieter umgelegt werden. Welche das sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

a) Typische unzulässige Kostenpositionen

Nicht umlagefähig sind z. B.:

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. Dachreparatur, Heizungsaustausch)

• Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung, Bankgebühren, Telefonkosten des Vermieters)

• Rücklagenbildungen oder Finanzierungskosten

Werden solche Positionen in der Abrechnung aufgeführt, können Sie diese streichen lassen.

b) Grenzfälle: Hausmeister und Gartenpflege

Zulässig ist die Umlage von laufenden Hausmeisterkosten, Reinigungsdiensten oder Gartenpflege, nicht aber von Reparaturtätigkeiten oder Verwaltungsaufgaben des Hausmeisters.

4. Rechenfehler und unplausible Nachzahlungen

Selbst wenn alle Positionen zulässig sind, schleichen sich häufig einfache Rechenfehler ein.
Mieter sollten daher immer prüfen, ob:

• die Vorauszahlungen korrekt abgezogen wurden,

• die Summen rechnerisch stimmen,

• und der eigene Anteil plausibel ist.

Beispiel:

Ein Mieter zahlt monatlich 200 € Betriebskostenvorauszahlung. Für 12 Monate sind das 2.400 €.
Die Abrechnung weist Gesamtkosten von 2.600 € aus – also eine Nachzahlung von 200 €.
Fehlen aber zwei Monate Vorauszahlung wegen eines Rechenfehlers, beträgt die korrekte Nachzahlung nur 0 €.

In der Praxis sind solche Fehler häufig, vor allem bei händisch erstellten Abrechnungen kleiner Vermieter.

5. Fristen und Widerspruch – Wie Sie richtig reagieren

Mieter sollten eine Abrechnung nicht vorschnell bezahlen, sondern zunächst prüfen oder prüfen lassen.

Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB haben Mieter 12 Monate Zeit, um Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben, gerechnet ab Zugang der Abrechnung. Danach sind Beanstandungen grundsätzlich ausgeschlossen.

a) Fristwahrung

Es genügt ein schriftlicher Widerspruch (E-Mail oder Brief) mit der Bitte um Belegeinsicht oder Korrektur.
Beispiel:

„Hiermit erhebe ich Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung vom [Datum] gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Bitte gewähren Sie mir Einsicht in die Belege zur Überprüfung der abgerechneten Positionen.“

b) Rechtsfolgen

Erweist sich die Abrechnung als fehlerhaft, können Sie:

• überhöhte Nachzahlungen verweigern,

• Rückzahlungen für zu viel gezahlte Beträge verlangen,

• oder ggf. künftige Vorauszahlungen anpassen lassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Praxisbeispiel: Wenn die Nachzahlung plötzlich 600 € beträgt (frei erfunden)

Frau M. aus Dingolfing erhielt eine Nachforderung von 600 €. Nach Prüfung der Abrechnung stellte sich heraus:

• Der Vermieter hatte Reparaturkosten für den Aufzug (Instandhaltung) mit abgerechnet,

• der Wasserverbrauch war doppelt angesetzt,

• und die Abrechnung kam zwei Monate zu spät.

Ergebnis: Frau M. musste nichts nachzahlen – im Gegenteil: Der Vermieter musste ein Guthaben von 180 € erstatten.

Solche Fälle zeigen, dass sich eine rechtliche Prüfung durch einen Rechtsanwalt für Mietrecht fast immer lohnt.

Fazit: Betriebskostenabrechnung prüfen lohnt sich

Die Betriebskostenabrechnung ist rechtlich komplex und voller Stolperfallen. Vermieter machen häufig Fehler bei der Frist, dem Verteilerschlüssel oder den umlagefähigen Kosten.

Mieter sollten:

• die Abrechnung rechtzeitig prüfen,

• Belegeinsicht verlangen,

• und bei Unklarheiten einen Rechtsanwalt für Mietrecht hinzuziehen.

Als Rechtsanwalt in Dingolfing unterstütze ich Sie bei der Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung,
bei der Korrespondenz mit dem Vermieter und, falls nötig, auch bei der gerichtlichen Durchsetzung Ihrer Ansprüche.